Możemy być pewni, że słowo „KSEF” jest i jeszcze długo będzie wymieniane przez wszystkie przypadki. Ale nic w tym dziwnego, bo od 1 lutego przyszłego roku będzie on przyczynkiem jednej z największych rewolucji w polskim prawie podatkowym. Wątpliwości, zagwozdek, niejasności nadal jest całe mnóstwo. Jedną z nich jest sytuacja, gdy podatnik VAT korzysta z usług zagranicznego biura rachunkowego czy też jak to bywa w większych grupach podmiotów – zagranicznego centrum rozliczeniowego (zagranicznej spółki). W jaki sposób, takiemu podmiotowi, nadać uprawnienia do korzystania z KSEF, w sytuacji, gdy nie ma on ani polskiego NIP-u, a jego pracownicy/przedstawiciele numerów PESEL?
Dla odpowiedzi na powyższe pytanie kluczowym oczywiście są uwarunkowania i możliwości systemowe. W szczególności jest to istotne dla zagranicznych grup podmiotów, gdzie ta księgowość jest często scentralizowana i realizowana na globalnych systemach ERP, dla których polskie przepisy podatkowe nie są najważniejszym punktem odniesienia.
Niemniej, jednym z najczęściej spotykanych przez nas rozwiązań współpracy w modelu z zagranicznym biurem rachunkowym/centrum rozliczeniowym jest sytuacja, gdy przy obowiązującym globalnym oprogramowaniu, wgrywany będzie certyfikat wygenerowany na pieczęć elektroniczną (względnie token) na poziomie „mastera”. A następnie, poszczególne dostępy do danych, ograniczonych uprawnień będą odbywały się już na poziomie lokalnym. W tym będą również przydzielone uprawnienia dla zagranicznego biura rachunkowego/centrum rozliczeniowego.
Gdy takiej możliwości nie ma, alternatywą jest rozwiązanie faktycznego nadania uprawnień dla zagranicznego podmiotu bądź osoby fizycznej z tego podmiotu. Powyższe wiążę się jednak z koniecznością uwierzytelnienia się przez ten podmiot/tę osobę poprzez kwalifikowaną pieczęć/podpis elektronicznego (SHA‑256) w ramach którego tożsamość potwierdzana jest poprzez odcisk palca (PESEL ani NIP niewymagany).
W tej sytuacji, aktualnie w module MCU, a niedługo bezpośrednio przez integrację z bazą danych KSEF, nadając uprawnienia dla takiego podmiotu/osoby w polu „Rodzaj podmiotu uprawnianego” wybieramy: „Osoba fizyczna posługująca się certyfikatem niezawierającym identyfikatora NIP ani PESEL” (jeśli uprawniamy osobę fizyczną). Następnie, po wyborze tej opcji koniecznym będzie wprowadzenie „odcisku palca certyfikatu”, w ramach którego to pole zawiera następujący opis: „Pole umożlwiające wprowadzenie odcisku palca certyfikatu, który składa się z 64 znaków z przedziału od 0 do 9 oraz od A do F”.
Jak wskazuje się w podręczniku KSEF, posługiwanie się tego rodzaju uwierzytelnieniem „najczęściej będzie dotyczyło podatników zagranicznych, którzy posiadają podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowaną wydane w innym kraju (bez NIP i PESEL).”
Po przekazaniu uprawnień, osoba ta, poprzez swoje oprogramowanie (system ERP), który powinien być zintegrowany z KSEF-em, będzie mogła wykonywać czynności w KSEF do jakich została upoważniona.
Teoretycznie istniałaby również techniczna możliwość przekazania do zagranicznego biura rachunkowego/centrum rozliczeniowym wygenerowanego tokenu bądź pobranego certyfikatu zawierających określone uprawnienia. Jednakże nie rekomendujemy takiego sposobu postępowania (w szczególności względem certyfikatów, które technicznie potwierdzają tożsamość jak podpis elektroniczny bądź pieczęć). Niemniej, jesteśmy świadomi, że ostatecznie wszystko będzie zależeć od przyjętego modelu funkcjonowania z KSEF, zatwierdzonych procedur, które są szczególnie istotne, w rzeczywistości której polska spółka funkcjonuje w zagranicznej grupie podmiotów.
