Faktury zbiorcze a KSeF – nowy problem dla podatników?

Znanym w praktyce sposobem stosowanym przez podatników przy wystawianiu zbiorczej faktury korygującej było odniesienie się do korygowanych faktur pierwotnych w jej załączniku. Ale no właśnie. Było. Od momentu wejścia w życie obligatoryjnego systemu KSeF sposób ten połączony z tzw. koncepcją faktur brzegowych zdaje się odchodzić do lamusa.

Jak wskazuje art. 106j ust.2 Ustawy VAT, faktura korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
  • określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• w przypadkach innych niż wskazane w ww. punkcie – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Idąc dalej, w myśl art. 106j ust. 3 ustawy w przypadku, gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

1. zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
2. może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku, gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Co istotne, przepis art. 106j ust. 3 Ustawy VAT nie zawiera w swej treści wprost zastrzeżenia, że w wypadku zbiorczej faktury korygującej podaje się dane dotyczące wszystkich faktur.

W związku z tym wielu podatników stosowało, tzw. koncepcję faktur brzegowych, czyli wskazywanie w treści faktury korygowanej jedynie pierwszej i ostatniej faktury korygowanego okresu, a referencja do wszystkich trafiała do jej załącznika.

Takie też stanowisko przedstawiono w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 listopada 2014 r. (nr IPPP3/443-793/14-2/KB).

Natomiast w związku z wejściem Krajowego Sytemu e-Faktur możliwość zastosowania tzw. koncepcji faktur brzegowych (gdzie wskazuje się pierwszą i ostatnią fakturę pierwotną w korygowanym okresie) w przypadku zbiorczych faktur korygujących wystawianych w systemie, w praktyce okazuje się technicznie niemożliwa a dodatkowo niespójna ze wskazanym powyżej przepisem art. 106hj ust. 1 pkt 2a Ustawy VAT. 

Co więcej, w broszurze informacyjnej do KSeF, dokładnie określono sposób wystawiania zbiorczych faktur korygujących, wskazując, że: 

„W KSeF możliwe jest wystawienie tego typu faktury korygującej.

Przykładowo, gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i usług, podatnik:

• ujmie kwotę korekty podstawy opodatkowania (ze znakiem „-”) i kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej w polach P_13_1, P_14_1, P_14_1W; P_13_2, P_14_2, P_14_2W (itp.),
• korektę kwot należności ogółem wynikających z faktur korygowanych wskaże w polu P_15,
• zastosuje w polu RodzajFaktury oznaczenie „KOR”,
• fakultatywnie może uwzględnić przyczynę wystawienia faktury korygującej w polu PrzyczynaKorekty, np. „rabat 5% w związku z osiągnięciem progu dokonanych zakupów w II kwartale 2026 r.”,
• fakultatywnie może wskazać typ skutku korekty w ewidencji na cele podatku od towarów i usług w polu TypKorekty,
• wskaże dane poszczególnych faktur korygowanych w elemencie DaneFaKorygowanej – Element zawierający dane faktury korygowanej, m. in. datę wystawienia faktury korygowanej, numer faktury korygowanej, numer KSeF faktury korygowanej; Maksymalna ilość wystąpień: 50 000; W przypadku wystawienia faktury korygującej dotyczącej więcej niż jednej faktury, należy podać dane odrębnie dla każdej korygowanej faktury pierwotnej.- element ten może powtarzać się wielokrotnie (do 50 000 powtórzeń) i służy do powiązania korekty z każdą korygowaną fakturą,
• uwzględni okres faktury korygowanej, do którego odnosi się udzielany opust lub udzielana obniżka w polu OkresFaKorygowanej (pole tekstowe które może przyjmować zarówno zakres dat jak i opis tekstowy, dotyczy wyłącznie faktur korygujących, o których mowa w art. 106j ust. 3 ustawy),
• nie zawiera żadnych danych w części FaWiersz.”

Przy fakturze korygującej zbiorczej w KSeF należy w węzłach – DaneFaKorygowanej / DaneFaKorygowanejPozaKSeF – identyfikujących faktury korygowane wskazać wszystkie faktury pierwotne, których dotyczy korekta, niezależnie od tego, czy:

• korekta obejmuje tylko część faktur z danego okresu, 
• czy dotyczy wszystkich faktur wystawionych dla danego odbiorcy w danym okresie.

Naszym zdaniem, wyżej wymieniony element ma postać elementu obligatoryjnego – niezbędnego do wypełnienia dla poprawności schemy FA (3).

Tym samym, nie ulega wątpliwości, iż system KSeF pozwala oczywiście na wystawienie zbiorczych faktur korygujących. Niemniej wydaje się niezbędnym, iż w treści struktury logicznej należy wymienić wszystkie faktury objęte korektą z ich datami, numerami i – tam, gdzie dotyczy – numerami KSeF, także jeżeli korekta dotyczy wszystkich faktur wystawionych w okresie. Zdaje się, że KSeF już ostatecznie zamknął drogę koncepcji faktur brzegowych i umieszczaniu referencji do poszczególnych korygowanych faktur pierwotnych w załączniku.

Czas pokaże jak do tego zagadnienia podchodzić będą organy podatkowe.