Polski rynek e-commerce rokrocznie utrzymuje regularne tempo wzrostu. Z danych Krajowej Izby Gospodarczej wynika, że 2025 rok zamknął on z obrotem blisko 92 mld zł. Jednocześnie, z uwagi na niski próg wejścia, co roku wielu przedsiębiorców podejmuje próby przebicia się do klientów ze swoimi towarami. Czy prowadząc sprzedaż wysyłkową na rzecz konsumentów musisz ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej?
Jak wskazuje art. 111 ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Innymi słowy, co do zasady, jak podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to taką sprzedaż powinien rejestrować na kasie fiskalnej. Są jednak od tego wyjątki.
Minister Finansów, w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, określa, że zwolnieni od takiej ewidencji są podatnicy:
- u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł;
- rozpoczynający po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.
A co, jeśli przy sprzedaży wysyłkowej ww. obrót zostanie przekroczony?
Z perspektywy tego rodzaju działalności kluczowa jest pozycja 41 załącznika do ww. rozporządzenia, która wskazuje, że zwolnieniu podlega również dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
Tym samym, w praktyce, aby uznać daną transakcję za sprzedaż wysyłkową muszą zostać spełnione poniższe warunki:
- dostawa towarów nastąpi w systemie wysyłkowym za pośrednictwem poczty lub przesyłkami kurierskimi;
- zapłata za towar musi być dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);
- z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana;
- przedmiotem dostawy nie są towary wymienione w § 4 ww. rozporządzenia.
Czynnościami, które nie skorzystają ze zwolnienia z konieczności ich rejestracji na kasie fiskalnej, nawet przy ich sprzedaży wysyłkowej, będą dostawy m.in. (lista towarów przykładowa):
- części od silników,
- komputerów,
- wyrobów optycznych,
- sprzętu fotograficznego,
- wyrobów tytoniowych.
Dla skorzystania z przytaczanego zwolnienia ważne jest również, że dostawa musi się odbyć za pomocą poczty czy przesyłki kurierskiej – ani odbiór osobisty ani wysyłka za pomocą innej firmy logistycznej nie spełnia wymogów przepisu. Na powyższe wskazuje chociażby interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 stycznia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.646.2023.2.JG).
Podsumowując, w sytuacji, gdy dokonywana jest sprzedaż krajowa w systemie wysyłkowym (Allegro, czy Amazon), dostawy są realizowane (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), zapłata nastąpi przelewem, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres, to nie ma konieczności ewidencjonowania takiej sprzedaży na kasie fiskalnej. To zwolnienie ma zastosowanie, nawet jeśli obrót przekroczy kwotę 20.000,00 zł.
