Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma ryzykami. Część z nich to ryzyka związane z samymi regulacjami prawnymi. Przepisy podatkowe czy środowiskowe ustanawiają wiele niejasnych, nieprecyzyjnych obowiązków. Natomiast kary i sankcje za ich naruszenie są szczegółowo określone i z reguły dotkliwe.
W szczególności zaś, uchybienia w zakresie poprawności rozliczeń mogą skutkować odpowiedzialnością – zarówno samej jednostki, jak i personelu. Dotyczy to przede wszystkim zarządu czy kluczowego personelu zarządczo-finansowego.
Jednocześnie, zwiększa się ilość obowiązków w zakresie konieczności raportowania, czy zapewnienia zgodności z przepisami prawa podatkowego w innych formach (deklaracje, ewidencje, oświadczenia itp.). Co ważne, coraz częściej to nie tylko organy administracji, ale i dostawcy czy odbiorcy weryfikują czy nasze towary i usługi spełniają te wymogi.
Naturalnym sposobem zarządzania ryzykiem jest dążenie do jego minimalizacji.
W jaki jednak sposób osiągnąć tutaj taki efekt? Słowo-klucz to zgodność (ang. compliance).
Celem przedsiębiorcy powinno być zatem zapewnienie zgodności swoich procesów i procedur z wymogami, wynikającymi z przepisów prawa.
Z jednej strony, pomoże to zminimalizować ryzyko błędów. Podobnie jak określone normy i projekty w ramach produkcji, celem jest uzyskanie możliwie przejrzystego i powtarzalnego procesu.
Z drugiej strony, w wypadku naruszenia prawa posiadanie takich wytycznych jest kluczowe dla wykazania, że była to nieintencjonalna omyłka, mieszcząca się w ramach zwykłego ryzyka prowadzenia działalności. Zaś dana organizacja dołożyła wszelkiej wymaganej „należytej staranności”.
Skąd bierze się zgodność? Najprościej można powiedzieć, że z działania.
Trzeba uporządkować funkcjonujące w danej jednostce procesy i opisać je w formie skonkretyzowanych procedur. Muszą one być odpowiednio wdrożone tak, by stały się częścią „firmowego DNA”. Rezultaty uregulowanych tam czynności muszą być też należycie udokumentowane.
Czy taki proces będzie czasochłonny i pracochłonny? Jeśli będzie dobrze zaplanowany i przeprowadzony to niekoniecznie.
W pierwszej kolejności, trzeba przeprowadzić ocenę obecnie funkcjonujących procesów i procedur. Praktyka pokazuje, że jednostki często przeprowadzają wiele prawidłowych czynności, chociaż często nie stanowią spójnego systemu czy nie są należycie dokumentowane. Stanowią jednak dobrą bazę dla przygotowania docelowych rozwiązań.
Projekty procedur powinny być ocenione i przedyskutowane w ramach wszystkich zainteresowanych osób w organizacji. To bowiem codzienni użytkownicy wniosą najbardziej praktyczne uwagi.
Po wypracowaniu formy docelowej niezbędne jest odpowiednie wdrożenie procedur – szkolenia, należyty dostęp materiałów, zabezpieczenie wsparcia w ramach możliwych wątpliwości.
Czynności takie mogą angażować możliwie ograniczone zasoby czasu i pracy. Żeby tak się jednak stało, proces ten powinien być prowadzony przez kogoś doświadczonego. Jak w każdym biznesie, kompetencje i doświadczenie budują produktywność.
Trzeba pamiętać, że procedury muszą podlegać monitoringowi i aktualizacji – pod kątem zmian w przepisach prawa czy działalności samej jednostki.
Warto zapamiętać, że kluczowym aspektem jest to, żeby działać. Ale działać mądrze tak, żeby funkcjonujące procesy i procedury pasowały jak ubranie szyte na miarę. Taki zaś efekt zapewnić może zaangażowanie do wsparcia kogoś posiadającego należytą wiedzę i odpowiednie doświadczenie.
