W kulturze (w tym popkulturze) często znajdziemy motyw podróży i walki grupy bohaterów z mitycznym złem. Każdy z jej członków ma różnorodne moce, charaktery, ale łączy ich wspólne poświęcenie w walce o triumf dobra nad złymi mocami.
Podobnie w wielu firmach, dział księgowości skupia wielu „superbohaterów”. Dzisiejsi „księgowi” mają szerokie pojęcie nie tylko o podatkach czy prawie gospodarczym, ale i o nowoczesnych technologiach. Normą jest też dziś proaktywne podejście – podnoszenie swoich kompetencji, dokształcanie się (na kursach czy konferencjach). Obecnie normą staje się to, że pytanie kierowane do doradcy zawiera już własne przemyślenia pytającego, często idące w trafnym kierunku.
Do tego nasze doświadczenia pokazują, że każdy „dział księgowy” ma swój własny sposób działania w zakresie zgodności. Własne: „checklisty”, metodologie weryfikacji deklaracji podatkowych, sposoby wyjaśniania wątpliwości w zakresie przepisów podatkowych czy sposoby archiwizacji. Obecnie rzadko spotykamy organizacje, których personel kwestionuje potrzebę zgodności z samej zasady („niepotrzebne”, „obciążające”).
Gdzie w takim razie znajduje się problem?
System (choćby względnie) działa, dopóki nie następują zmiany. Dotyczy to zwłaszcza ruchów personalnych. Odejście jednej osoby może spowodować, że taka unikalna konstrukcja się „zawali”. Dzieje się tak, bowiem czynności realizowane przez zespół nie miały charakteru uniwersalnego procesu. Trwały tak długo, jak długo dany pracownik je indywidualnie realizował. Niestety, często nie dokonał żadnego sformalizowania swojej metodologii także nie ma nawet czego przekazać następcom. Brak występującego w memach „Excela, którego zrobił Krzysiek w 2018 r.” jako żartobliwego fundamentu procesów w organizacji. W najlepszym wypadku, nowa osoba zaczyna tworzyć i stosować swoją własną metodologię. W najgorszym, nie robi nic skoro nic jej (formalnie czy nieformalnie) nie wskazano.
Taka „subiektywna” metodologia wydaje się szyta na miarę, ale często przede wszystkim dla osób ją stosujących. Niekoniecznie może być tak obiektywnie. Często rdzeń takich działań jest dobry i idzie w słusznym kierunku, ale przykładowo pomija istotne obszary ryzyka. Do tego jest często tworzony pod członków danego zespołu, a nie pod rzeczywiste potrzeby organizacji. Znów, w wypadku zmian powoduje to problemy. To co działa u Wojowniczych Żółwi Ninja, niekoniecznie pasować będzie Harremu Potterowi i jego przyjaciołom.
Brak archiwizacji jest również częstym kłopotem. W skrajnych sytuacjach zdarzało się, że my jako doradca przekazywaliśmy kolejnemu szefostwu działu księgowego decyzje, interpretacje, protokoły czy najważniejsze opinie i komentarze podatkowe – o które oparte były zasady rozliczeń podatkowych.
W jaki sposób można sobie z tym poradzić?
Nasze doświadczenia pokazują, że podstawową kwestią nie jest napisanie odpowiednich procedur, ale stworzenie odpowiedniego nastawienia, kultury organizacyjnej. Andragoika to dział pedagogiki, zajmujący się nauką osób dorosłych. Jego wskazania podkreślają rolę emocji przy takiej nauce. Pozytywne emocje, nastawienie odgrywają bardzo istotną rolę w tym, żeby przyswoić nową wiedzę i stosować ją w praktyce.
Dlatego ważna jest diagnoza sytuacji i wskazanie personelowi danej organizacji na jakim etapie znajdują się stosowane przez nich procesy. Co działa dobrze, ale też co należy zmienić. Warto podkreślać przy tym konieczność pewnej unifikacji i standaryzacji podejmowanych działań. Członkowie „Drużyny pierścienia” mają czasem tendencje do przeceniania „wyjątkowości” stosowanych przez nich rozwiązań argumentując, że muszą być one w całości „szyte na miarę”. Niekoniecznie jest to jednak trafna diagnoza. Większość z nas może posiadać pojedyncze sztuki ubrań szyte na miarę, natomiast poza tym posiadamy ubrania „fabryczne”. Pomimo tego one nam pasują – dobieramy bowiem je choćby rozmiarami do naszej sylwetki.
Podobnie jest z procesami w zakresie naszej zgodności. Większość jednostek można w pewien sposób kategoryzować do zunifikowanych porównań. Temu służą choćby kategoryzacje takie jak: jednostki duże a MŚP, sektory działalności, czy funkcja (produkcja, handel, usługi itp.). Szycie rozwiązań na miarę jest ważne w obszarach „wrażliwych” czy specyficznych, co powinno także wiązać się z wolumenem operacji czy zakresem potencjalnego ryzyka.
Wreszcie nie dość przypominania o kodyfikacji, archiwizacji czy zarządzaniu wiedzą w okresie przejściowym. Nawet najdoskonalszy proces nie ma bowiem sensu, jeśli „skończy się” wraz z karierą jego twórców czy użytkowników.
Nasze doświadczenia pokazują, że dopiero stworzenie gruntu pod tak funkcjonujące procesy i procedury powoduje, że można wdrażać właściwe rozwiązania „merytoryczne”.
