„Technologię wdrażamy, oczywiście wdrażamy, ale wie pan jak to jest… raz przywiozą, raz nie przywiozą” („Co mi zrobisz jak mnie złapiesz” Mistrza Barei).
Nasze doświadczenie pokazuje, że jednym z istotnych argumentem przeciw porządkowaniu procesów zgodności i wdrażaniu procedur jest to, że zajmie to dużo czasu. Czasu, którego personel finansowy czy zarządczy dziś praktycznie nie ma – również z uwagi na rosnący zakres zagadnień związanych ze zgodnością (jak choćby obowiązki instrumentalne).
Czy taki pogląd jest słuszny? Z pewnej prawniczej przekory można odpowiedzieć i tak i nie.
Tego typu projekty wymagają czasu, to fakt. Znów warto wrócić tu do analogii z ubraniem „szytym na miarę”. Uzyskanie efektu finalnego poprzedzają próby, przymiarki, poprawki, itp. Tym niemniej, zakresu tego typu projektów nie ma co porównywać z wyzwaniami takimi jak np. wdrażanie systemu ERP, które potrafi niemal „sparaliżować” działalność organizacji na długie miesiące.
Odpowiedzią na problem zaangażowania jest jego odpowiednie rozłożenie w czasie.
Widzimy, że bardzo ważne jest przede wszystkim zaangażowanie się doradcy w dobre rozeznanie sytuacji jeszcze przed złożeniem i zaakceptowaniem oferty wsparcia. Jest to moment, w którym pierwszy raz zapoznajemy się z procesami funkcjonującymi w jednostce. To także pierwszy moment, który wymaga zaangażowania personelu klienta. Trzeba bowiem zrobić swoisty „rachunek sumienia” i zidentyfikować czy w ramach jednostki funkcjonują już jakieś skodyfikowane instrukcje czy procedury. Dalej, konieczne jest – choćby skrótowe – przedstawienie jakie procesy w zakresie zgodności funkcjonują w jednostce na co dzień. Jeśli mądrze poprowadzić ten proces, to uzyskuje się sporo danych i informacji przy nie aż tak dużym zaangażowaniu personelu jednostki.
Rolą doradcy będzie teraz swoiste „mapowanie” sytuacji i określenie, w jaki sposób podejść do istniejących procesów (choćby poprzez wspominaną już zasadę „start, stop, contiune”). Jest to o tyle istotne, że dzięki spersonalizowanemu podejściu identyfikuje się obszary, które wymagają dyskusji z klientem, które zaś można odpuścić.
Kolejny etap przychodzi po udzieleniu zlecenia. Tu kluczowym aspektem będzie pogłębiona dyskusja o funkcjonujących procesach i perspektywach na ich zmianę czy ulepszenie. Ten etap wymaga zaangażowania personelu jednostki i jest bodaj najistotniejszy dla sukcesu całego projektu. Tu działa zasada „ile włożysz, tyle wyjmiesz” – dobrze przeprowadzone gromadzenie informacji oraz uzgodnienie przyszłego kształtu procesów determinuje produkty finalne, jakimi będą pisemne procedury. Nasze doświadczenie pokazuje przy tym, że zaangażowanie personelu jednostki nie będzie aż tak intensywne, jeśli doradca będzie dobrze przygotowany. Mianowicie, chodzi o zadawanie pytań konkretnych, koncentrowanie się na obszarach, które nie zostały jeszcze wyjaśnione, wynikająca z jego doświadczenia umiejętność omawiania zagadnień w sposób prosty i konkretny, znajomość zasad działania systemów itp.
Kolejny etap prac to prace projektowe po stronie doradcy. Z reguły, przy posiadaniu odpowiedniego know-how i warsztatu pracy jest on w stanie zaprezentować po tym etapie już pierwsze projekty procedur. Na tym etapie zaangażowanie personelu jednostki jest ograniczone i sprowadza się raczej do wyjaśniania praktycznych wątpliwości, doprecyzowywania tematów już poruszonych itp. Jest to o tyle istotne, że dzięki temu unikamy ciągłego angażowania personelu. Umiejętnie działający doradca nie ma potrzeby organizowania cotygodniowych „sprintów” aby omawiać każde kolejne pół strony gotowego dokumentu.
Zaangażowanie personelu jednostki potrzebne będzie na etapie weryfikacji i finalizacji projektów procedur. Tu jednak – podobnie jak na przymiarkach krawieckich – im lepsze przygotowanie (zdjęcie miary), tym mniej poprawek, a przez to mniej czasu potrzebnego dla finalizacji dokumentów. Zaangażowanie po stronie jednostki będzie także nieodzowne przy implementacji gotowych rozwiązań do codziennej praktyki funkcjonowania. Dotyczy to w szczególności szkoleń/warsztatów wdrożeniowych oraz powiązania nowych procedur z funkcjonującym już „ekosystemem” w zakresie zgodności.
