Nigdy dość powtarzania, że celem jednostki (a zwłaszcza przedsiębiorcy) powinno być zapewnienie zgodności swoich procesów i procedur z wymogami, wynikającymi z przepisów prawa.
W wypadku przepisów prawa podatkowego jest to wyjątkowo ważne, ale i trudne zadanie.
Prawo podatkowe kojarzy się przede wszystkim z pieniędzmi. I jest to prawda. Podstawową funkcją prawa podatkowego była od zawsze funkcja fiskalna – zapewnienie szeroko pojętej „władzy” środków pieniężnych na jej funkcjonowanie.
Zatem zgodność w podatkach to przede wszystkim zapewnienie należytej zapłaty wymaganej kwoty podatku (zobowiązania podatkowego).
Jednakże technika obliczenia, zapłaty czy poboru podatków jest dziś skomplikowana. Naturalnie, przede wszystkim dla podmiotów dużych, o szerokiej skali działalności. Natomiast nawet przeciętny „zjadacz chleba” niejednokrotnie staje przed dylematami prawnymi (np. jak rozumieć cele mieszkaniowe przy uldze w PIT).
W praktyce, wynika to z dwóch kwestii: skomplikowania współczesnych procesów gospodarczych oraz skomplikowania przepisów prawa podatkowego.
Dzisiejsza gospodarka nie jest już gospodarką „przemysłu i handlu”. Przedsiębiorcy realizują też wiele skomplikowanych operacji finansowych, powszechnie wykorzystuje się wartości niematerialne. Jednocześnie, wszyscy żyjemy w czasach gospodarki cyfrowej, która w dużej mierze zaciera granice państw i jurysdykcji. Stąd też komponent międzynarodowy – czy to w zakresie transakcji czy struktur grup biznesowych – jest silniejszy niż kiedykolwiek.
Przepisy prawa podatkowego starają się nadążyć za tymi wyzwaniami. Natomiast z natury rzeczy są raczej reaktywne, a ich wprowadzenie trwa dłużej niż projektowanie nowych struktur czy transakcji w biznesie. Co więcej, myślę że żaden prawodawca podatkowy (nasz zaś w szczególności) nie cechuje się zwięzłością i klarownością. Po części jest to celowe – przepis elastyczniejszy może dawać organom podatkowym więcej opcji. Dlatego też, pomimo nawracających deklaracji, prawo podatkowe nie będzie proste, a często również nie będzie jasne.
Powstaje pewien paradoks – nawet jeśli ktoś chce płacić „należne” podatki czasem zwyczajnie nie jest pewien czy zostały one dobrze obliczone.
Bardzo istotnie są również tzw. obowiązki instrumentalne. Chodzi tu przykładowo o obowiązki takie jak wystawianie faktur czy prowadzenie ewidencji. W teorii, mają one służyć w szczególności prawidłowym realizacjom funkcji fiskalnej. Natomiast niejednokrotnie stają się problemem i wyzwaniem same w sobie. Tutaj naczelnym przykładem jest Krajowy System e-Faktur i wyzwania związane z jego wdrażaniem i funkcjonowaniem. Podobnie kwestie raportowania, zwłaszcza dla międzynarodowych grup kapitałowych.
Zatem zgodność w podatkach będzie zarówno poprawnym rozliczaniem podatków, jak i realizacją tych dodatkowych obowiązków.
Tyle teorii, bo w praktyce bardzo często zdarzać się będą omyłki czy kwestie wątpliwe, gdzie trzeba dokonać wyboru nie mając pewności, czy organy podatkowe podzielą to zdanie.
Co zatem powinno się zrobić?
Nasze doświadczenia pokazują, że warto działać dwutorowo. Z jednej strony, procesy powinny obejmować wszystkie poszczególne etapy. Od oceny i księgowania zdarzeń gospodarczych, przez decyzję o ich podatkowej kwalifikacji, po proces obliczania i deklarowania podatku. Krok po kroku, z klarownym podziałem obowiązków. Z drugiej strony nie można zaniedbać procesów ogólnych – zwłaszcza wyjaśniania wątpliwości, zasad kontaktów z organami podatkowymi czy dbania o aktualny poziom wiedzy podatkowej zespołu. To ich prawidłowe funkcjonowanie jest bardzo ważnym argumentem o zapewnieniu mitycznej „należytej staranności”.
