Istotną pozycją w rozliczeniach podatników są szeroko pojęte „koszty pracownicze”. Wśród nich mamy często do czynienia z sytuacją, kiedy to pracownicy najpierw ponoszą koszty, następnie zaś wnioskują o ich refundację.
W praktyce, dotyczy to często pozycji takich jak koszty: okularów korekcyjnych/szkieł kontaktowych czy koszty podróży służbowych (delegacji).
Czy jeśli faktury dokumentujące takie koszty będą wystawiane na pracownika (nie zaś na pracodawcę), to czy pracodawca może rozliczyć takie wydatki jako koszty podatkowe w CIT?
We wskazanych powyżej sytuacjach, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie określonym pracownikom narzędzi ochronnych (okulary/soczewki), a także pokrycie określonych wydatków związanych z delegacjami (zakwaterowanie, wyżywienie, transport itp.).
Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Zgodnie z utrwaloną linia orzeczniczą, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
- jest definitywny (rzeczywisty);
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła;
- został właściwie udokumentowany;
- nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
Tu trzeba zastanowić się nad kwestią należytej dokumentacji.
Przepisy ustawy o CIT nie zawierają przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jedynie zgodnie z art. 9 ust. Ustawy CIT podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową, w szczególności z uwzględnieniem zasad wyznaczonych przez ustawę o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie.
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 tego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Faktury wystawione zgodnie z przepisami Ustawy VAT (niezależnie, czy wystawione są na pracodawcę czy pracownika) spełniają warunki stawiane przez przepisy o rachunkowości dowodom księgowym.
Przepisy Ustawy CIT nie regulują przy tym kwestii na który podmiot powinna być wystawiona faktura – czy na pracodawcę, czy pracownika. W takiej sytuacji należy zatem uznać, że oba rozwiązania będą niesprzeczne z przepisami Ustawy CIT.
Indyferentność przepisów podatkowych na kwestię dokumentowania zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych potwierdzają interpretacje organów podatkowych m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2 kwietnia 2015 r. (sygn. IPPB5/4510-45/15-2/KS):
„Jednocześnie wskazać należy, że przepisy prawa podatkowego nie określają sposobu udokumentowania zakupu okularów korekcyjnych, tj. nie określają na kogo powinna być wystawiona faktura za okulary – na pracodawcę czy powinna być to faktura imienna wystawiona na nazwisko pracownika. Zdaniem tutejszego organu podatkowego dopuszczalna jest możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem ww. okularów na podstawie faktury zakupu wystawionej zarówno na Spółkę, jak i na pracownika.”
Podobne stanowisko prezentowane jest w zakresie delegacji – tak m. in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 września 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS).
Warto pamiętać przy tym o regulacjach w zakresie KSeF – faktura wystawiona „na pracownika” będzie posiadać nieco inny format niż dokument, który otrzymałby sam podatnik.
