Oprogramowanie stanowi istotny element działalności wielu przedsiębiorstw. Jednak jego prawidłowa klasyfikacja pod względem księgowym i podatkowym może budzić wątpliwości. Kiedy oprogramowanie należy uznać za wartość niematerialną i prawną, a kiedy stanowi ono jedynie element środka trwałego? Odpowiedź na to pytanie zależy od jego charakteru i sposobu wykorzystania.
W praktyce wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje oprogramowania:
- Oprogramowanie systemowe – integralna część sprzętu komputerowego lub maszyny,
- Oprogramowanie użytkowe – posiadające samoistny charakter i działające niezależnie od sprzętu.
Oprogramowanie systemowe, które jest ściśle związane z funkcjonowaniem sprzętu (np. system operacyjny maszyny pakującej), nie stanowi odrębnej wartości niematerialnej i prawnej. W takim przypadku jego wartość jest doliczana do wartości początkowej środka trwałego, którego stanowi część.
Z kolei oprogramowanie użytkowe, które może działać samodzielnie i nie jest trwale przypisane do konkretnego urządzenia, jest klasyfikowane jako wartość niematerialna i prawna.
Zgodnie z art. 16b ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o CIT, wartościami niematerialnymi i prawnymi są nabyte od innego podmiotu:
- autorskie prawa majątkowe,
- licencje,
- inne prawa pokrewne, które spełniają następujące warunki:
- zostały nabyte przez podatnika,
- są gotowe do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,
- ich przewidywany okres użytkowania przekracza rok,
- są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby prowadzonej działalności lub oddane do używania na podstawie umowy licencyjnej, dzierżawy, najmu lub innej umowy wskazanej w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT.
Jeśli oprogramowanie jest integralną częścią maszyny lub sprzętu komputerowego i nie może działać samodzielnie, to zgodnie z interpretacjami organów podatkowych, jego wartość zwiększa wartość początkową środka trwałego. Dotyczy to m.in.:
- systemów sterujących maszynami przemysłowymi,
- systemów operacyjnych zainstalowanych na zakupionym sprzęcie komputerowym,
- oprogramowania zarządzającego urządzeniami automatyki przemysłowej.
Takie podejście oznacza, że koszty nabycia tego rodzaju oprogramowania podlegają amortyzacji razem z całym środkiem trwałym, do którego są przypisane.
W przypadku oprogramowania użytkowego, które działa niezależnie i nie jest niezbędne do funkcjonowania konkretnego urządzenia, uznaje się je za wartość niematerialną i prawną.
Do tej kategorii zaliczają się m.in.:
- licencje na programy księgowe,
- oprogramowanie do zarządzania produkcją,
- narzędzia analityczne i systemy ERP,
- specjalistyczne aplikacje dla firm.
Zgodnie z art. 16f ust. 3 ustawy o CIT, amortyzacji podlegają wartości niematerialne i prawne, jeśli ich wartość początkowa przekracza 10 000 zł. W przypadku niższej wartości podatnik może:
- dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym,
- stosować standardową amortyzację na zasadach określonych w art. 16h-16m ustawy CIT.
Prawidłowa kwalifikacja oprogramowania pod kątem wartości niematerialnych i prawnych wymaga analizy jego funkcji i przeznaczenia.
- Jeśli jest nierozłącznie związane z urządzeniem – jego koszt wlicza się do wartości początkowej środka trwałego.
- Jeśli jest niezależnym narzędziem użytkowym – podlega klasyfikacji jako wartość niematerialna i prawna.
Przestrzeganie powyższych zasad pozwala uniknąć błędów w księgowaniu oraz zapewnia prawidłowe rozliczenie podatkowe w ramach CIT.
