W ciągu ostatnich lat święta Bożego Narodzenia przyzwyczaiły nas do dwóch rzeczy. Jesiennej, deszczowej aury oraz … corocznie powracających pytań o prawidłowe opodatkowanie świątecznych prezentów przekazywanych pracownikom. I o ile na szaro-burą pogodę nie jesteśmy w stanie nic poradzić (możemy jedynie zarekomendować herbatę z goździkami i imbirem), o tyle w przypadku drugiego tematu przychodzimy czym prędzej z pomocą!
Przychód pracownika – PIT
Definicja przychodów z Ustawy PIT wskazuje, że za takowe uznaje się zasadniczo otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Z kolei, definiując nieodpłatne świadczenia kluczowe znaczenie ma wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), gdzie określono, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które łącznie spełniają następujące warunki:
- zgoda pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);
- świadczenie wykonane w jego interesie, a nie w interesie pracodawcy, które przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;
- korzyść odniesiona przez pracownika jest wymierna i przypisana mu indywidualnie, tj. nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.
Przy analizie przychodu osiągniętego przez pracownika tytułem otrzymanych prezentów należy rozgraniczyć skutki podatkowe różniące się w zależności od sposobu finansowania takiego świadczenia:
- ZFŚS
W sytuacji, gdy prezent dla pracowników jest finansowany z Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych, jego przekazanie będzie mogło korzystać ze zwolnienia do kwoty 2.000,00 zł (od 2024 roku zwolnienie do kwoty 1000 zł) na podstawie art. art. 21 ust. 1 pkt 67 w związku z art. 52l pkt 3 Ustawy PIT.
- Środki obrotowe
Inaczej byłoby w przypadku przekazanie takiego prezentu sfinansowanego ze środków obrotowych. Wówczas, cała wartość przekazanego prezentu będzie podlegała u pracownika opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, który będzie stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne. Jednocześnie, zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 2 Ustawy PIT, wartość takiego świadczenia ustala się według cen jego zakupu.
Koszt uzyskania przychodów – CIT
Podobnie jak w przypadku określenia przychodów pracowników, podobnie też przy kosztach uzyskania przychodów, odmiennie będzie przedstawiała się sytuacja dla prezentów sfinansowanych ze środków obrotowych jak i tych z ZFŚS.
Zasadniczo, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
- ZFŚS
Jak wskazuje art. 16 ust. 1 pkt 9 Ustawy CIT, kosztem uzyskania przychodów są odpisy i zwiększenia ZFŚS.
Powyższe uregulowanie determinuje jednak, że w momencie poniesienia wydatków na zakup prezentów dla pracowników, sfinansowanych ze środków ZFŚS pracodawca nie może ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Koszt powinien być już rozpoznany wcześniej – w momencie dokonania odpisu/zwiększenia.
- Środki obrotowe
Inaczej będzie w przypadku prezentów sfinansowanych ze środków obrotowych. W takiej sytuacji podatnik będzie miał możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Obecnie przyjmuje się, że prezenty okolicznościowe dla pracowników, w tym prezenty na święta Bożego Narodzenia, spełniają rolę pielęgnacji atmosfery w pracy oraz dbałości o relacje pomiędzy pracodawcą a pracownikami i pomiędzy samymi pracownikami. A gdy są sfinansowane ze środków obrotowych – mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Takie stanowisko znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 22 sierpnia 2022 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (nr 0111-KDIB1-1.4010.342.2022.2.ŚS).
Jednocześnie, należy mieć na względzie potencjalne wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków na prezenty, które spełniają charakter kosztów reprezentacji. Chodzi przede wszystkim o takie wyłączenia ja te dotyczące zakupu alkoholu. Potwierdza to przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 czerwca 2021 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD).
VAT
Jeśli chodzi o nabycie prezentów dla pracowników z perspektywy podatku VAT to organy podatkowe stoją na stanowisku, iż taka czynność nie ma związku z czynnościami opodatkowanymi. Wynika to z faktu, że prezenty, zdaniem organu, są przekazywane na potrzeby osobiste pracowników, tj. służą zaspokojeniu ich potrzeb prywatnych.
Tym samym, przy nabyciu takich prezentów nie powinno się (ich zdaniem) dokonywać odliczenia podatku naliczonego. W konsekwencji, przy ich wydaniu nie będzie konieczności odprowadzenia podatku VAT należnego.
Powyższe potwierdza przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31 marca 2022 r. (nr 0112-KDIL1-1.4012.842.2021.4.EB).
Dyskusyjną, acz popularną praktyką jest jednak odliczanie podatku naliczonego i naliczanie podatku należnego.
Pamiętajmy też, że zasadniczo wydatki finansowane z ZFŚŚ nie dają prawa do odliczenia podatku naliczonego. W ramach „administracji” ZFŚS pracodawca nie działa bowiem jako podatnik.
