Rozliczenia podatkowe to jeden z obszarów, w których teoria potrafi bardzo mocno rozminąć się z praktyką. Dotyczy to przede wszystkim już samej ich konstrukcji „teoretycznej”.
Większość podatków obciążających biznes (CIT, VAT itd.) to podatki oparte o tzw. samowymiar. Oznacza to, że to na podatniku ciąży obowiązek obliczenia podatku, wykazania go w zeznaniu (deklaracji) i wpłacenia go organowi podatkowemu. Nie ma zatem decyzji organu podatkowego, który brałby takie wyliczenie na swoje barki.
Tyle, że jednocześnie ustawodawca zakłada, że istnieje „idealny wymiar” takiego podatku, a organy podatkowe mają za zadanie oceniać, czy podatnik ten „idealny wymiar” osiągnął. Taki „idealny wymiar” podatku powstaje gdy „idealnie” odtworzony stan faktyczny nakłada się na „idealnie” rozumiane przepisy prawa.
Problem polega tylko na tym, że bardzo często podatnicy nie mogą osiągnąć ani jednego, ani drugiego. I to nie zawsze ze swojej winy.
Jednocześnie, nie ma tu odpowiednika rachunkowej zasady istotności. Teoretycznie, decyzja wymiarowa może być wydana dla każdej kwoty zaległości podatkowej. Czyli mamy trochę zasadę „wszystko albo nic” – albo pełna zgodność albo brak zgodności w ogóle (z de facto stopniowalną i mierzalną niezgodnością).
Personel finansowy wie, że bardzo często za problemy w dobrym określeniu stanu faktycznego odpowiada brak dobrej komunikacji w organizacji. Działy merytoryczne nie informują odpowiednio i terminowo o transakcjach czy innych zdarzeniach gospodarczych. Czasem zakres działalności jest tak duży, że nie sposób wszystko objąć odpowiednim nadzorem. Nie należą u nas do rzadkości podatnicy posiadający tysiące środków trwałych. Nie jest fizycznie wykonalne dokładne weryfikowanie szczegółów każdego z nich.
Z kolei o wątpliwościach w zakresie rozumienia przepisów prawa podatkowego wylano już morze atramentu, do którego i my dołożyliśmy swoją kropelkę w ostatnim tygodniu.
Mimo tych wszystkich problemów i wyzwań trzeba przyjąć podejście zdroworozsądkowe i dążyć do możliwie najlepszego wywiązywania się z obowiązku obliczenia, zadeklarowania i wpłaty podatku.
W zeszłym tygodniu wskazywaliśmy, że pomocne w tym są uporządkowane, dwutorowe procesy: regulujące poszczególne etapy działań oraz procesy ogólne.
Warto określić w ich ramach jakie podejście prezentujemy do rozliczeń, na czym się skupiamy, jak alokujemy zasoby. Spotkaliśmy wielu błyskotliwych księgowych, którzy potrafili dobrze rozumieć i rozwiązywać skomplikowane problemy podatkowe. Tyle, że dotyczyły one faktur wartych kilkaset złotych. Ale ich wewnętrzne przekonanie nie pozwalało im przejść nad tym do porządku dziennego czy przyjąć podejścia uproszczonego. Problem polega na tym, że poświęcony na to czas nie będzie wykorzystany na analizę zagadnień o znacznie istotniejszym znaczeniu dla organizacji.
Rzadko która organizacja ma zasoby umożliwiające dokładne prześwietlenie i rozwiązanie wszystkich operacji czy problemów w zakresie podatku. Warto zatem oceniać, które operacje i obszary są kluczowe, generują największe ryzyka, wymagają największej uwagi. Drugostronnie, powinno się mimo wszystko określić pewien próg istotności, gdzie nawet wystąpienie potencjalnych błędów będzie dla organizacji akceptowalne. Przy czym taką sytuację trzeba odróżnić od systemowego zaniedbania, gdzie jakaś część operacji jest w ogóle nie analizowana i nie weryfikowana z samej zasady.
Kolejna kwestia to podejście do wyjaśniania wątpliwości. Tu warto określić całą mechanikę procesu: kto może je zgłaszać (możliwie szeroki zakres), komu. Na jakich zasadach angażować zewnętrznych doradców i jak dokumentować ich rekomendacje. Kto ostatecznie podejmuje wiążące decyzje, czy będzie to proces indywidualny czy kolegialny.
Określenie takiego podejścia powinno być swoistym odzwierciedleniem filozofii i stosunku organizacji wobec rozliczeń podatkowych, jej „apetytu na ryzyko” oraz priorytetów.
Nie chodzi tu zresztą tylko o wybór rozwiązań mniej czy bardziej „agresywnych”. Takie decyzje powinno się podejmować przy możliwie dobrze określonym stanie faktycznym i możliwie klarownych konsekwencjach prawnych. Tymczasem coraz częściej procesy finansowe są outsourcowane, często do zagranicznych centrów wsparcia czy powierzane sztucznej inteligencji. Generuje to zwiększone ryzyko błędów w samych księgach, zwłaszcza przy dużej skali działalności. W takiej sytuacji organizacja powinna starać się zapewnić sobie możliwie dostosowane procedury weryfikacji wykreowanych w ten sposób rozliczeń podatkowych.
Stąd w sumarycznym ujęciu zapewnienie zgodności przy rozliczeniach podatkowych w praktyce rzadko daje pewność osiągnięcia „idealnego” rozliczenia, lecz jest bardziej procesem nastawionym na osiągnięcie możliwie dobrego efektu przy posiadanych zasobach.
